Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Исполнитель может не выполнить задачу по нескольким причинам:
- —оказался некомпетентен;
- —не уложился в срок;
- —не понял задачу;
- —завалили одинаково важными задачами;
- —не было мотивации;
- —не было нужных средств;
- —
на страну напали половцы и печенегислучился форс-мажор.
Твоя задача (прости за каламбур) при постановке задачи — постараться устранить все потенциальные проблемы. Понятно, что на форс-мажор ты повлиять никак не сможешь. Например, ты ставишь задачу PR-менеджеру: организовать выступление на конференции. Но организаторы конференции не смогли набрать достаточно народу и отменили её. В результате задача не выполнена из-за организаторов, хотя ничто не предвещало беды. Но вот на остальные проблемы тебе повлиять вполне по силам.
Для этого…
Выбирай правильного исполнителя
Чтобы не ошибиться с выбором, адекватно оцени возможности каждого потенциального исполнителя и ответь на вопрос: хватит ли у него навыков и знаний? Вряд ли стоит:
- просить мужа сделать деревянный стул, если он последний раз работал руками только на уроках труда 20 лет назад;
- поручать веб-дизайнеру без художественных навыков нарисовать иллюстрацию;
- требовать от HTML-верстальщика умения программировать на Python и т. д.
Не ставь задачи, для выполнения которых человеку придётся превзойти себя. Он скорее выгорит, чем справится в срок на 100%.
Ставь адекватный дедлайн
Другой важный вопрос: есть ли у исполнителя время на эту задачу? Глупо требовать от фронтендера готовый лендинг через два дня, если у него уже в работе пара-тройка больших сайтов. А значит:
- Старайся выбирать менее загруженного исполнителя. Можно отдельно вести учёт загрузки в гугл-таблицах или смотреть загруженность в рабочем таск-менеджере — WEEEK, Trello, Asana, Jira и другие системы ведения проектов всё это позволяют.
- Ставь дедлайн с учётом возможных проблем, которые могут возникнуть по ходу работы.
Ни в коем случае нельзя НЕ СТАВИТЬ дедлайн. Без чётких сроков у исполнителя может возникнуть ощущения, что время не ограничено, а значит можно смело прокрастинировать.
В идеале, нужно всегда договариваться не только о финальном дедлайне, но и о промежуточных, чтобы контролировать ход работы.
Правильно формулируй задачу
Правильная формулировка — это чуть ли не самое важное. Если задачу неправильно сформулировать, результат будет далёк от ожидаемого. Поэтому каждая задача должна:
- быть ответом на вопрос «что нужно сделать?» и один в один совпадать с действием;
- начинаться с глагола в начальной форме (написать, нарисовать и так далее).
Но, даже если чисто технически задача сформулирована правильно, есть два важных момента, связанных с восприятием задачи самим исполнителем:
- ему лучше не приказывать, а ставить перед ним проблему;
- от него обязательно нужно добиваться понимания задачи, прежде чем он к ней приступит.
Не приказывай, а говори о проблеме
Все задачи можно условно разделить на две группы:
- задачи-приказы — эффективны здесь и сейчас, ограничивают исполнителя в решении;
- задачи-проблемы — эффективны в долгосрочной перспективе, развязывают у исполнителя руки в поиске решений и развивают его.
Приказывать плохо — так ты используешь исполнителя просто как руки, что грозит печальными последствиями:
- Исполнитель будет делать ровно то, что ему сказали. Если результат его работы окажется бесполезен, он скажет, что проблема не в нём, а в задаче.
- У исполнителя начнёт складываться о тебе негативное впечатление. Исполнитель-то «лучше знает, что нужно делать», ему «надо с клиентом работать», а ты его «заставляешь никому ненужный отчёт писать».
- Со временем, исполнитель потеряет к работе всякий интерес. Ему будет казаться, что тупо следовать приказам сверху — это и есть работа. Короче, тупик и никакого развития.
Решая задачу-проблему, человек развивается и учится отвечать за результат. Например, ты просишь его нарисовать логотип, а он предлагает тебе не один, а сразу пять вариантов.
Добивайся от исполнителя понимания задачи
То, что исполнитель берётся за задачу, ещё не значит, что он в ней разобрался.
В идеальном мире ты ставишь задачу, её делают, и ты принимаешь результат. Но в реальности так не бывает. Скорее всего, результат не будет соответствовать твоим ожиданиям, и ты его не примешь, а отправишь исполнителя переделывать. Так повторится несколько раз, и вы с исполнителем будете друг друга бесить.
Дело в том, что исполнитель понимает задачу по-своему. Не потому что он дурак, а у тебя не получилось донести смысл, а просто потому что все люди разные. Это нормально. Вам нужно прийти к общему пониманию.
Исполнитель, принимая задачу, должен задать тебе вопросы. Ему нужно разобраться в твоей проблеме и предложить решение.
Расставляй приоритеты
Крутой специалист сам умеет расставлять приоритеты. Порой на исполнителя сваливается так много задач, что решительно невозможно разобраться, за что браться в первую очередь. Это особенно актуально в компаниях, где задачи ставят напрямую конечному исполнителю, в обход руководителей отделов, которые могли бы здесь распределить нагрузку.
Например, дизайнер делает и клиентские, и внутренние задачи. Он не отвечает за результат перед клиентом и просто делает задачи, которые на него поставили. Если твою задачу нужно сделать быстрее, чем другие, обязательно скажи об этом.
К счастью, во всех современных таск-менеджерах задачам можно ставить приоритеты.
Мотивируй исполнителя
Чтобы повысить производительность исполнителя, его нужно мотивировать.
Для разных людей работает разная мотивация: кого-то обязательно нужно стимулировать деньгами, а кому-то достаточно простой благодарности. Вообще, деньгами разбрасываться не надо, а вот хвалить — это хорошо. У нас, людей, вообще пунктик насчёт похвалы. Очень уж мы социальные.
А ещё можно мотивировать на будущее. Например, сказать исполнителю: «Мне очень понравилось, как ты сделал предыдущую задачу, ты молодец. Поэтому я пришёл к тебе с новым делом».
Предоставь всё необходимое
Жутко бесит, когда на тебя ставят задачу и не дают доступы, которые для неё нужны. И ты такой думаешь: «Ну, блин».
Короче, когда ставишь задачу, позаботься, чтобы у исполнителя было всё, что может потребоваться. Просишь составить отчёт — дай доступ к аналитике. Ставишь задачу, для которой нужны несколько людей — дай исполнителю полномочия руководителя.
Ставить задачи не так просто, как кажется. Чтобы твои задачи не просто делали, а доводили до конца, держи в голове всё, о чём я тебе рассказал. И удачи тебе!
Подписаться